KVKK Aydınlatma Metni

SİYAMDER Gönüllü Portalı

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU SİYAMDER AYDINLATMA METNİ AYDINLATMA METNİ AMACI VE KAPSAMI SİYAMDER ("dernek" olarak anılacaktır) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" veya "Kanun" olarak anılacaktır.) kapsamında, üyelerimize, üye adaylarımıza ait kişisel verilerin korunması için bir takım tedbirler almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve "veri sorumlusu" sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz. Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK'nın 10. Maddesinde yer alan "Veri Sorumlusu'nun Aydınlatma Yükümlülüğü" başlıklı maddesi uyarınca: SİYAMDER üyelerinin veri kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi - hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere - hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK'nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Aydınlatma metninde "Kişisel Verileriniz" için yapılan açıklamalar, "Özel Nitelikli Kişisel Veriler"inizi de kapsamaktadır. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER İÇİN AÇIK RIZA METİNLERİ BİLAHARE ALINACAKTIR. Buna göre; aşağıda belirtilen şekillerde elde ettiğimiz kişisel verilerinizin, • Tarafınız ile derneğe üyelik için ibraz ettiği kişisel veriler çerçevesinde, • İşlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, • Tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, • Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK'nun öngördüğü şartlarda, yurtiçinde ve yurt dışında üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK'nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini bildiririz. 1. VERİ SORUMLUSU Dernek Unvanı: SİYAMDER Adres: Hacettepe Mh. Koyungözü Sk. NO:12/1 Altındağ/Ankara E-mail: info@siyamder.org İnternet Sitesi: https://siyamder.org.tr/ KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, derneğin bağlı birimleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, çağrı merkezi, mobil uygulamalar, dernek içerisinde faaliyetlerin yürütülebilmesi için kullanılan yazılımlar, kamera çekimi vasıtası ile benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, dernek ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir. Kişisel verileriniz, aydınlatma metnimizin devamında yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. Bu kapsamda Kişisel Verileriniz; * Dernek Tüzüğü'nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, * Dernek'in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, derneğin iç ve dış temsilci ve kurumlara ziyaretleri, yurtdışı gezi ve seminerleri, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, * Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, * Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat tahtında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK'nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek'in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve yine üyeler ile iletişim kurulabilmesi, * Dernek'in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, * Dernek'in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, * Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, * Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, * Dernek'e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK'nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek'in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, ek olarak Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK'nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir. Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ VE İŞLENME AMAÇLARI Kişisel Verileriniz yasal yükümlülükler gereği veya dernek iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet verebilmek amacıyla güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun bir şekilde işlenmektedir. Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. Ad, Soyad, T.C. Kimlik No, Medeni Hali, Cinsiyet, Vesikalık Fotoğraf, Doğum tarihi, doğum yeri, baba adı. (İşbu veriler üyeliğin devamı süresince ve bitiminde itibaren 10 yıl boyunca saklanmaktadır.) (İşbu veriler Gerçek-Özel Hukuk Tüzel Kişileri, Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları, Yönetim Kurulu Üyeleri, SİYAMDER, Avukat ile Paylaşılmaktadır.) İşbu verilerden Ad Soyadı bilgileri SİYAMDER işbirliği içerisinde bulunduğu kişi ve kurumlar ile paylaşılmaktadır. Kimlik bölümüne ilişkin kişisel veriler gezi amaçlı yurt dışı programlarının düzenlenmesi için yurt dışındaki otel, kişi ve kurumlar vb. ile paylaşılmaktadır. İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. Telefon numarası, Mail adresi, Nüfusa kayıtlı olunan yer, Ev Adresi, Referans Kişi Bilgisi. (İşbu veriler üyeliğin devamı süresince ve bitiminde itibaren 10 yıl boyunca saklanmaktadır.) (İşbu veriler Gerçek-Özel Hukuk Tüzel Kişileri, Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları, Yönetim Kurulu Üyeleri, SİYAMDER Üyeleri, Avukat ile Paylaşılmaktadır.) İletişim bölümüne ilişkin kişisel veriler gezi amaçlı yurt dışı programlarının düzenlenmesi için yurt dışındaki otel, kişi ve kurumlar vb. ile paylaşılmaktadır. Fiziksel Mekan Güvenliği: Bu veri kategorisi Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları gibi veri türlerini ifade etmektedir. Görüntü kayıt, Kameralar. (İşbu veriler son kamera kaydından itibaren 14 gün saklanmaktadır.) (İşbu veriler Gerçek-Özel Hukuk Tüzel Kişileri, Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Paylaşılmaktadır.) Eğitim Verisi: Okul Bilgisi. (İşbu veriler üyeliğin devamı süresince ve bitiminde itibaren 10 yıl boyunca saklanmaktadır.) (İşbu veriler Gerçek-Özel Hukuk Tüzel Kişileri, Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları, Yönetim Kurulu Üyeleri ile Paylaşılmaktadır.) Toplanan kişisel verileriniz; 1. Dernek Tüzüğü'nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, 2. Dernek'in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, 3. Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, 4. Dernek'in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, 5. Dernek'in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, 6. Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, 7. Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, 8. Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, 9. Dernek'e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, 10. İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, 11. Mevzuat tahtında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, 12. 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi, 13. Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi, 14. Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir: Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat tahtında öngörülmesi veya mevzuat tahtında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz Dernek'in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır. Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek'in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır. Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri Dernek'in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek'in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek'in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek'in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır. Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat tahtındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Dernek ve Dernek'in bağlı tüm birimleri ile ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır. KVKK Kanunu'nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler re'sen veya ilgili kişinin talebi üzerine Dernek tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalkmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir. Bu kapsamda süreç bazlı kişisel verilerin saklama süresi SİYAMDER envanterinde bulunmaktadır. KİŞİSEL VERİLERİ İŞLENEN ÜYENİN HAKLARI KVKK'nun 11. maddesi gereği bize kimliğinizi ibraz edip, gerekli kontrollerin yapılmasına müteakip, üyelerimiz kişisel verileri ile ilgili aşağıda yer alan haklara sahiptirler: a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d. Yurt içinde ve yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, f. KVKK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g. İşlenen verilerin analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme, h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. Kişisel verilerinizin KVKK madde 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde verilerinizin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) Dernek yönetiminden talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz. Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin dernek için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle dernek adresine teslim etmeniz gerekmektedir. Dernek tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin, Dernek bünyesinde kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz. İrtibat Ofisi: Hacettepe Mah. Koyungözü Sok. NO:12/1 Altındağ/ANKARA Tel: 0312 431 8996 · www.siyamder.org.tr

Sürüm 1 · 6 Eylül 2026